Systém vnitřních zásad 2024

Jste-li povinnou osobou podle zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (nebo také „zákon proti praní špinavých peněz“ nebo „AML zákon“), vztahuje se na Vás povinnost opatřit a používat tzv. systém vnitřních zásad, postupů a kontrolních opatření.

Tuto povinnost stanovuje AML zákon ve svém ustanovení § 21. Dle ustanovení § 21a AML zákona musí být součástí systému vnitřních zásad i tzv. hodnocení rizik

Systém vnitřních zásad a hodnocení rizik je souborem všech Vašich AML povinností dle AML zákona s jednoznačně uvedenými návody a postupy, jak jednotlivé AML povinnosti přesně plnit. Jedná se o rozsáhlý „manuál“, který – pokud je kvalitně vypracován a Vaši zaměstnanci jsou řádně vyškoleni a bezpodmínečně se jím řídí – zaručí, že všechny Vaše AML povinnosti v oblasti potírání praní špinavých peněz budou řádně a průkazně splněny.

Co je systém vnitřních zásad?

• systém vnitřních zásad je dokument interního charakteru, který se nezveřejňuje.

• systém vnitřních zásad je rozsáhlý soubor interních směrnic, postupů a dalších nástrojů (formuláře, seznamy osob a další), které jednoznačně stanovují přesné AML postupy a procesy pro Vaši společnost a Vaše zaměstnance. Jeho povinnou součástí je taktéž hodnocení rizik.

• cílem systému vnitřních zásad je zajistit, aby veškeré jednání Vaší společnosti bylo plně v souladu s AML zákonem a aby Vaši klienti nezneužívali Vaše služby či produkty k praní „špinavých peněz“.

• systém vnitřních zásad je nutno pravidelně aktualizovat a tyto změny oznamovat Finančnímu analytickému úřadu či České národní bance a taktéž o něm a o jeho změnách pravidelně provádět školení zaměstnanců a dalších spolupracujících osob, a to nejméně jedenkrát v průběhu 12 kalendářních měsíců.

Postup při přípravě systému vnitřních zásad:

1. určení typu povinné osoby u konkrétního subjektu
2. vypracování hodnocení rizik dle typů produktů a nabízených služeb
3. návrh a zapracování všech v praxi používaných postupů a procesů v rámci povinné osoby a AML procedur
4. odeslání systému vnitřních zásad FAÚ či ČNB (stanoví-li tak zákon)
5. pravidelná aktualizace systému vnitřních zásad a oznámení změny FAÚ či ČNB

Kdo musí písemně zpracovat systém vnitřních zásad?

*Ledaže v oblastech činnosti dle AML zákona nezaměstnává další osoby ani pro ni nejsou další osoby činné jinak než v základním pracovněprávním vztahu, případně smluvně vykonává činnost podléhající působnosti tohoto zákona pouze pro jednu jinou povinnou osobu.

Kdo a kam musí systém vnitřních zásad ve lhůtě 60 dnů zaslat?

*Alternativní fond dle § 15 ZISIF, ačkoli nepodléhá dohledu ČNB, má povinnost jakožto finanční instituce zaslat písemně zpracovaný systém vnitřních zásad ČNB, která jej následně přepošle FAÚ; jedná se pravděpodobně o důsledek chybné transpozice V. AML směrnice

Jaké osoby musí systém vnitřních zásad vypracovat a důsledně používat?

Povinnost vypracovat tzv. systém vnitřních zásad se vztahuje na všechny osoby vyjmenované v § 2 AML zákona – jedná se o tzv. povinné osoby. Jsou to podnikající nebo nepodnikající osoby (fyzické nebo právnické), které jako součást svého podnikání nabízí například následující služby:

• obchodování s nemovitostmi,
• poskytování směnárenských služeb,
• poskytování účetních služeb a daňového poradenství,
• poskytování platebních služeb,
• provozování sázkových her v kasinu,
• obchod s použitím zbožím (včetně autobazarů) nebo přijímání věcí do zástavy,
• obchod s dluhy nebo pohledávkami,
• poskytování sídla jiné právnické osobě,
• zakládání právnických osob za účelem prodeje,
• poskytování služeb spojených s virtuálním aktivem.

Nejste si jisti, zda jste povinnou osobou a zda se na vás vztahují AML povinnosti? Zjistěte to zde anebo se obraťte na nás!

Některé povinné osoby však nemusí systém vnitřních zásad vypracovat v písemné podobě, nicméně jsou povinny zavést a uplatňovat veškeré postupy k důslednému plnění AML povinností. Praxe však ukázala, že písemné zpracování systému vnitřních zásad je z hlediska plnění AML povinností nejvhodnější.

Povinné náležitosti aneb co by měl kvalitní systém vnitřních zásad obsahovat

Kvalitní a profesionální systém vnitřních zásad by měl především splňovat veškeré obsahové požadavky uvedené v ustanovení § 21 AML zákona a příslušných metodických pokynech Finančního analytického úřadu. Vyjma toho by měl:

• poskytovat dostatečné a kvalitní nástroje k tomu, aby byla povinná osoba v případě kontroly schopna splnění svých AML povinností náležitě prokázat,
• obsahovat postupy dle uznávaných standardů (seznam uznávaných standardů publikuje např. FATF, ČNB a FAÚ),
• být napsán co nejpřesněji a nejsrozumitelněji pro osoby, které ho budou používat (bez nejednoznačných formulací),
• být dostatečně flexibilní (počítat s fluktuací zaměstnanců, změnami v počtu provozoven apod.), aby jej nebylo potřeba často měnit a následně organizovat školení,
• být sestaven tak, aby v co nejmenší možné míře zatěžoval klienty a zaměstnance.

Jak a kde obstarat kvalitní systém vnitřních zásad?

Nejvhodnější a zároveň cenově nejvýhodnější je obrátit se na odborníka. V rámci AML solutions připravujeme vysoce kvalitní a profesionální systémy vnitřních zásad pro podnikatele i nepodnikatele na každodenní bázi a v tomto oboru máme bohaté zkušenosti.

Sestavit systém vnitřních zásad není úkol vhodný pro řadové zaměstnance, jelikož tito nemohou disponovat znalostmi a zkušenostmi, které jsou k vypracování systému vnitřních zásad nezbytně nutné:

• hlubokou znalost postupů při prevenci praní špinavých peněz,
• specializované informace z oblasti mezinárodních FATF standardů v boji proti praní špinavých peněz,
• praxi a zkušenosti v tom, co kontrolní orgány FAÚ a ČNB od systému vnitřních zásad očekávají,

Jelikož je systém vnitřních zásad dokument interního charakteru a obsahuje často také osobní údaje a další citlivé informace, většinou jej společnosti neuveřejňují a nesdílí.